Capítulo I
La reunión que pudo ser un correo
Higiene de reuniones: agenda, duración, actas y decisiones documentadas en el mismo acto.
La escena
Una convocatoria a las 16:30 sin agenda, con doce asistentes, motivada por una frase suelta en un chat. Cuarenta y cinco minutos después, nadie recuerda quién había convocado, ni para qué, ni qué se ha decidido. Se acuerda agendar otra reunión para aclararlo.
Lo que dice la vara
«Convocar más reuniones, hacerlas más largas y exigir asistencia obligatoria. Si la gente no se entera, es que no presta atención.»
Lo que funciona
Una reunión existe cuando tiene objetivo, agenda escrita, duración acotada y lista de asistentes mínima. Sin esos cuatro elementos, es una conversación. Las conversaciones se tienen por otros canales.
El objetivo se redacta como una decisión a tomar o una información a transmitir, no como un tema. «Decidir el alcance del módulo de facturación» es un objetivo; «hablar de facturación» no lo es. Conviene distinguir, además, entre reuniones orientadas a un proceso —periódicas y predecibles— y reuniones para decidir algo concreto. Mezclarlas en una sola convocatoria difusa es la receta del cuarto de hora perdido multiplicado por doce.
Las actas se escriben durante la reunión, no después. Una persona designada anota decisiones, responsables y plazos en un documento compartido visible para todos. Si una decisión no se puede formular por escrito en el momento, es que no está tomada, está intuida.
No todas las reuniones recurrentes son malas. Las hay que son la columna vertebral de un equipo: una coordinación semanal corta entre quienes dirigen, una cita fija para repasar a las personas y los proyectos. La diferencia entre un ritual útil y una rutina muerta es una sola: el ritual produce un documento de seguimiento que alguien lee a la semana siguiente. La rutina solo produce la sensación de haber estado ocupados.
Cada reunión recurrente tiene fecha de caducidad. Se revisa cada trimestre si sigue justificando su existencia. La mayoría no.
Para empezar mañana
- Cancela la próxima reunión recurrente que no tenga agenda preparada con 24 horas de antelación.
- Introduce un campo «decisión a tomar» en la plantilla de convocatoria.
- Designa de forma rotativa a una persona que cierre cada reunión leyendo en voz alta las decisiones y los responsables.
- Convierte una de tus reuniones recurrentes en un documento vivo: que cada cita actualice el mismo seguimiento en lugar de empezar de cero.
«Nadie llega tarde a una reunión que no existe.»
Atribuida a La Vara de Avellano